Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

KLARFUND GmbH i.G. Tegernseer Landstraße 123 81539 München Vertreten durch Andreas Amelunxen und Johann Mark E-Mail: kontakt@klarfund.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Wofür dieses Portal da ist

FundLynx ist das Kundenportal von KLARFUND. Unsere Kunden sehen darin den Stand ihres Antrags auf Forschungszulage, erledigen Aufgaben, laden Unterlagen hoch, schreiben uns und geben den Antrag frei. Das Portal steht nur Personen offen, die wir dazu eingeladen haben.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb des Portals und für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Pflicht) und lit. f (berechtigtes Interesse).

3. Welche Daten wir im Portal verarbeiten

• Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und der Stand Ihrer Einladung.
• Angaben zu Ihrem Unternehmen und zu Ihren Vorhaben, die Sie oder wir eintragen.
• Unterlagen, die Sie hochladen, und die Vermerke dazu.
• Nachrichten, die Sie uns im Portal schreiben, und unsere Antworten.
• Der Stand Ihrer Aufgaben und Ihre Freigabe des Antrags.
• Protokolldaten beim Aufruf der Seiten, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite.

4. Unterlagen mit Daten Ihrer Beschäftigten

Für die Forschungszulage brauchen wir Unterlagen, in denen Daten Ihrer Beschäftigten stehen — vor allem Lohnjournale. Wir verarbeiten sie ausschließlich, um Ihren Antrag vorzubereiten und zu begründen, und geben sie nur an die Stellen weiter, die Sie dafür benennen oder die das Verfahren verlangt.

Diese Dateien liegen in einem privaten Speicher. Herunterladen lassen sie sich nur angemeldet und über Links, die nach wenigen Minuten ablaufen. Innerhalb des Portals sieht jeder Kunde ausschließlich seine eigenen Unterlagen; die Regeln dafür stehen in der Datenbank selbst.

5. Anmeldung

Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort an. Das Passwort speichern wir nicht im Klartext. Für die Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das Ihre Sitzung offen hält; ohne dieses Cookie kann das Portal Sie nicht wiedererkennen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sie können sich stattdessen auch mit Ihrem Google-Konto anmelden. Dabei erfährt Google, dass Sie sich bei FundLynx anmelden; wir erhalten von Google Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen. Ein neues Konto entsteht dabei nicht — der Weg funktioniert nur, wenn wir Sie zuvor eingeladen haben und Ihre Adresse dieselbe ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von KLARFUND melden sich ebenfalls über Google an, mit Zwei-Faktor-Schutz.

6. Hosting

Das Portal wird betrieben von der Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Die Funktionen, die Ihre Anfragen beantworten, laufen in der Region Frankfurt. Vercel verarbeitet dabei technisch notwendige Daten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung des Portals auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit Vercel besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

7. Anmeldung, Datenbank und Dateien

Anmeldung, Datenbank und Dateiablage laufen über die Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513. Die Daten selbst liegen in einem Rechenzentrum in der Region Frankfurt; der Anbieter hat seinen Sitz jedoch in Singapur und kann von dort auf sie zugreifen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und für Zugriffe aus Singapur stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

8. E-Mails aus dem Portal

Einladungen, Erinnerungen und Hinweise verschickt das Portal über den Dienst Resend der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Übermittelt werden dafür Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Welche E-Mails zu Aufgaben, Fristen und Nachrichten an Sie gehen, stellen Sie im Portal unter „Einstellungen“ selbst ein. Die Einladung ins Portal lässt sich nicht abstellen: Ohne sie kommt niemand herein.

9. Keine Reichweitenmessung, keine Werbung

FundLynx misst nicht, wie Sie das Portal nutzen. Es gibt keine Analyse-Dienste, keine Werbe-Cookies und keine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken. Schriftarten und Bilder liefert das Portal von seinem eigenen Server aus; eine Verbindung zu Servern Dritter entsteht dabei nicht.

10. Speicherdauer

Die Unterlagen zu Ihrem Antrag bewahren wir auf, solange die Zusammenarbeit läuft und solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen — für steuerlich bedeutsame Unterlagen sind das in der Regel sechs bis zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Eine kürzere eigene Frist setzen wir nicht: Ein Antrag auf Forschungszulage kann Jahre später noch geprüft werden, und dann müssen die Unterlagen da sein.

Ihre Zugangsdaten entfernen wir, sobald Sie oder Ihr Unternehmen den Zugang nicht mehr brauchen. Nachrichten und Kommentare im Portal gehören zum Verlauf des Antrags und bleiben, solange die Unterlagen bleiben.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an kontakt@klarfund.de.

12. Verschlüsselung

Dieses Portal nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.